电 子 科 技 大 学

校外〔2015〕319号

关于印发《电子科技大学外事接待管理办法》的通知 

校内各单位：

《电子科技大学外事接待管理办法》于2015年11月30日经学校党委常委会讨论通过，现印发给你们，请遵照实施。

附件：电子科技大学外事接待管理办法

电子科技大学

2015年12月3日

附件

电子科技大学外事接待管理办法

第一章  总则

第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约、反对浪费等方面的重要批示以及《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）和四川省《省级单位外宾接待经费管理办法》等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指外事接待是指涉及国外团体或个人来校公务访问的接待工作。

外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、务实节俭的原则。

第三条 外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际合作与交流处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章  接待管理

第四条 邀请外宾来访应结合各单位人才培养、学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。

第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报国际合作与交流处备案。

以下情况须报国际合作与交流处审批后方可执行：

（一）国外非政府组织、基金会等有关团体成员及特殊身份人员来校访问、捐助（赠）和开展社会调查活动等；

（二）外国记者或其他外籍人士来校采访和调查。

第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。

第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学位、签署涉外人才引进协议、签署校际校企协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，提前1个月报国际合作与交流处和相关部门，并报上级有关主管部门审批。

第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前2周将接待计划报国际合作与交流处。

有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见：

（一） 外国政府和国际组织重要官员；

（二） 国外大学校级领导；

（三） 国际知名专家学者；

（四） 曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；

（五） 国际知名研究机构和公司高层管理人员及研究人员；

（六） 其他对我校有特殊贡献的人员；

（七） 校际合作签字仪式；

（八） 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；

（九） 重要捐赠仪式。

第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后1周内，接待单位须向国际合作与交流处提交接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。

第十一条 外事接待活动中一般不安排校外参观活动。

第十二条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十三条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。如有泄密，泄密者将承担相应责任。

第三章 经费开支范围及标准

第十四条 国际合作与交流处应制定校级外事接待经费预算，用于学校外事接待开支，在核定的年度外事接待费预算内安排外事接待活动。

第十五条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。

第十六条 外事接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等，五项之外的费用，均由外宾自理。招待天数原则上不得超过5天（含抵、离当天），超出规定天数的，一律由外宾自理。

除学校特别邀请的来宾外，外事接待费原则上不得列支外宾的国际旅费。

第十七条 住宿费按以下办法执行：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；司局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。

（二）外宾住房标准：副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。

（三）学校可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。

第十八条 日常伙食费按以下办法执行：

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元；正、副部长级每人每天500元；其他人员每人每天300元。

第十九条 宴请费按以下办法执行：

（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：正、副部长级人员出面举办的宴会，每人每次400元；司局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

（三）每批接待一般只宴请1次，学校已安排宴请的，二级单位则不再安排。

第二十条 接待外宾用车纳入学校公务用车统一管理。

第二十一条 对外赠礼按照以下办法执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品，朴素大方，不求奢华。

（二）赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。

（三）对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准，赠礼对象仅为外方团长。我方或外宾方为正、副部长级人员的，每人每次礼品不得超过400元；我方或外宾方为司局级人员的，每人每次赠礼不得超过200元；其他人员可以视情况赠送小纪念品。

（四）对外赠礼需填写“外宾赠礼清单”。

第二十二条 来访我校的来宾为诺奖获得者、世界著名大学或世界知名企业主要负责人，可参照正、副部长级标准接待。著名专家学者如IEEE Fellow等可参照司局级标准接待。

第四章 陪同人员及经费管理

第二十三条 我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控。

第二十四条 接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动，我方参加宴请人数应当按照礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第二十五条 接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次50元。

第二十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：

（一）擅自提高接待开支标准的；

（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；

（三）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；

（四）使用虚假发票报销接待费用的；

（五）其他违反本办法的行为。

第五章 附则

第二十七条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。

第二十八条 获批的科研、引智或专款专用的项目等，外宾落地后的费用参照本办法执行，其他开支范围和标准按项目批复执行。

第二十九条 在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行[2015]371号）的有关规定执行。

第三十条 其他未尽事宜，视具体情况处理。

第三十一条 本办法由国际合作与交流处负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起执行。