关于进一步优化财务报销服务的通知

发布:2019-01-07 10:12      点击:

 

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关于进一步优化财务报销服务的通知

校内各单位:

为进一步提高财务报销效率,提升财务服务师生水平,根据对兄弟高校的调研,结合学校实际,提出了进一步优化财务报销服务的具体措施。现将有关事宜通知如下:

一、具体优化服务措施

(一)采用A4版原始凭证粘贴单

为节约师生报销前整理原始凭证的时间,方便报销后查阅会计凭证,采用A4版原始凭证粘贴单。

1.原始凭证将粘贴在A4版原始凭证粘贴单上,实行A4纸大小格式,不再是以前需折叠为约A4纸二分之一大小。

2.根据会计档案保管要求,请按照新的A4版《原始凭证粘贴单》(见附件)格式规范粘贴原始凭证。

(二)实行分类预约报销

为提高制单效率,缩短财务报销时间,实行分类预约报销。

1.分类预约报销是指,“一类费用”只能预约一个报销单。

2.一类费用是指同一种类型的费用,如专用材料费、办公用品、邮电费等,分属不同类型费用,预约时只能分别预约报销单。

3.网上预约系统将自动实现分类预约,报销人员仅需选择正确费用类型。

4.若一张票据包括多个类型的费用,请预约多个报销单,该票据同时为多个报销单的附件。

(三)实行收单、退单集中专人处理

为提高收单速度、缩短师生交单时间,实行集中收单、简化初审;为减少退单,避免老师多次跑路,实行问题单子分类处理。

1.设置专人负责集中处理收单和退单。

2.收单初审时,只审核签字和原始凭证粘贴2方面是否符合要求。收单时这2方面应合规,否则将退单。

3.将收单后无法正常报销的单子分为补充材料类和直接退单类。相关信息将通过短息发送至报销经办人,请报销经办人填写有效手机号码。

4.补充材料类的,报销经办人不需要到现场,可通过财务报销公共邮箱(hszx@uestc.edu.cn)网上补充相关材料。材料补充有效期为3个工作日,过期后转为直接退单类。

5.直接退单类的,实行格式化退单,报销经办人需现场到退单处领取退单,并按照格式化退单要求补充完善材料。

6.补充完善材料后的退单应及时交回退单处重新报销。

7.集中收单、退单时间保持原来收件时间不变。

(四)实行涉外业务专人现场办理

为解决涉外业务报销手续复杂、报销经办人经常出错,设置专人现场处理涉外业务。

清水河校区和沙河校区均实行现场收单现场处理。

(五)实行报销业务集中咨询

为满足师生业务咨询需要,统一咨询口径,提高财务报销处理效率,实行报销业务集中咨询。

1.设置专人负责报销业务咨询。

2.咨询人员负责管理财务报销公共邮箱,将报销经办人网上提供的补充材料及时提交制单人员;并负责处理报销现场、电话和公共邮件咨询。

3.咨询电话:61831221(清水河)、83202493(沙河)。

二、时间安排和过渡衔接要求

(一)时间安排

自10月1日起,以上五项具体措施正式实施。

(二)过渡衔接要求

1.为保证已收预约报销单在9月份全部完成,10月份完全按照新格式处理和归档凭证,9月28日前(含)可正常交单,除紧急业务外,9月29-30日不再收单。

2.若9月30日及以前已网上预约,但是10月1日及以后到财务处交单的,请务必按照新的A4版格式粘贴原始凭证。相关业务报销流程也将按照新措施执行。

3.若有疑问和建议,请联系计划财务处。


计划财务处 

2018年9月26日

原始票据粘贴单.pdf