电子科技大学外宾来访备案及报销流程
特别提示:
l 报销材料包括:审批备案表、开支核算表、有效财务票据、赠礼清单(如无赠礼可忽略)、国际旅费登机牌、护照首页和出入境章页复印件、支付记录等
l 如有酬金请单独预约并提供:外宾来访审批备案表、酬金申报预约单、外宾本人授权书或签收表(如代领,需填写此表并有来访人员签字)、外宾来访开支核算表。
l 外宾本人支付的费用,无法提供支付记录的,在发票上注明外宾本人支付并签字,需提供外宾授权书或签收表(费用直接报销给外宾本人银行卡可不提供,授权书或签收表无固定格式,请执行制作)。
l 外币票据请用中文注明币种、用途、金额。
l 如有外币票据,提供中国银行外汇牌价表。
l 建议由邀请单位代为购买国际机票,来访人员境外购买时常因无法提供正式收据(INVOICE或RECEIPT)而增加报销手续。
咨询电话: 61830875(财务报销)
61831671(国际处来访备案)
附:1 电子科技大学外宾来访开支核算表 | |||||||
来访人员: | ,共 人。 | ||||||
来访人员国别 (地区): | 实际来 访时间: | 由 年 月 日 至 年 月 日 | |||||
费用项目 | 发票币种 | 实际开支金额 | 附单据张数 | 备 注 | |||
住宿费 | □四星级及以下 □五星级 | ||||||
日常伙食费 | |||||||
宴请费 | 地点和陪同人员: | ||||||
交通费 | |||||||
对外赠礼费 | |||||||
国内机票费及保险费 | □经济舱 □公务舱 □头等舱 | ||||||
国际机票费及保险费 | □经济舱 □公务舱 □头等舱 说明: (提醒:承担国际旅费需说明必要性,科研经费需重点说明跟项目的直接相关性,填写时此段删除) | ||||||
其他经批准 的支出 | |||||||
合 计 | |||||||
经费负责人: | |||||||
经办人: | 填表日期: |
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附件:2 电子科技大学外宾来访经费开支范围和标准
(根据《电子科技大学因公出国(境)和外宾来访经费管理暂行办法》整理)
支出范围 | 支出标准 | 备注 |
住宿费 | 副部长级及以上人员率领的外宾代表团,可安排在五星级、四星级宾馆;司局级及以下人员率领的代表团,安排的宾馆最高不超过四星级。 | 使用科研经费开支,由项目负责人根据需要审批。 |
日常 伙食费 | 国家元首、政府首脑级每人每天600元;副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元;正、副部长级每人每天500元;其他人员每人每天300元。 | |
宴请费 (含酒水、饮料)
| 正、副部长级人员出面举办的宴会,每人每次400元;司局级及以下人员出面举办的宴会,每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。 | 每批接待一般只宴请1次,学校已安排宴请的,二级单位原则上不再安排。 |
交通费 | 接待外宾用车纳入学校公务用车统一管理。 | 来访相关市内交通费凭票据实报销 |
对外赠礼 | 我方或外宾方为正、副部长级人员的,每人每次礼品不得超过400元;我方或外宾方为司局级人员的,每人每次赠礼不得超过200元,其他人员可视情况赠送小纪念品。 | 赠礼需填写《赠礼清单》 |
机票费及保险费 | 原则上不得列支外宾来访国际旅费,确需我方承担的,部级及以上级别外宾、诺奖获得者、院士可乘坐飞机头等舱/公务舱,世界著名大学、世界知名企业主要负责人、著名专家学者可乘坐飞机公务舱,其余人员乘坐飞机经济舱。 | 使用科研经费开支的,由项目负责人按厉行节约原则自行审批。 |
其他经批准的支出 |
说明:
1.宴请时,外宾人员在5人(含5人)以内的,中方陪同人员原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
2. 公务来访天数原则上不得超过5天(含抵、离当天),超出规定天数的,一律由外宾自理。学术来访可根据学术交流需要安排。
3.其他未尽事宜按照《电子科技大学因公出国(境)和外宾来访经费管理暂行办法》和《电子科技大学外事接待管理办法》执行。
4. “学科创新引智基地”、“海外名师”等国家外国专家局专项经费不适用以上开支范围和标准,应严格按照《外国文教专家经费管理暂行办法》执行。