财务报销有关问答

发布:2016-05-01 21:39      点击:

1、 所有的发票都需要位名称

答:发票抬头必须完整填写“电子科技大学”或“电子科大”,针对电子客票行程单、出租车卷式机打票、定额发票、过路费、电信业专用机打发票等因业务特殊性不做硬性要求。

2、 票据真伪信息如何查询?

答:税务局监制的发票应到相应国家税务局或地方税务局的官方网站进行验真查询或拨打纳税服务热线(12366)。电子客票行程单可以通过信天游—电子客票验真官方网站进行查询。常用网址如下:
四川省国家税务局网址:http://www.sc-n-tax.gov.cn/
四川省地方税务局网站:http://sc-l-tax.gov.cn/index.html
信天游—电子客票验真官方网站:http://www.travelsky.com/tsky/

3、 发票报销的时限是多久?

答:原则上在获得发票的当年会计年度内报销有效(会计年度指公历1月1日起至12月31日止)。如当年开具的票据未能及时处理的,最长顺延至次年的6月30日前报销有效。例如,2015年9月开具的票据原则上须在2015年12月31日前报销,确有特殊原因未能处理的,最迟于2016年6月30日前报销有效。

4、 发票遗失的如何办理报销手续?

答:发票如不慎遗失需对方单位出具票据存根联的复印件,并加盖财务印章。经办人填写特殊事项说明,并承诺原发票或收据未在任何单位报销或退款,由经费负责人审批和加盖学院公章,持特殊事项说明办理报销手续。

5、 哪些票据报销时不予受理?

(1)未有财政部门或税务部门监制章的。
(2)票据使用范围与内容不符的。
(3)内容不完整(如无数量、单价、金额和经济业务内容)的。
(4)未加盖收款单位财务印章的。
(5)挖补、涂改的,金额大小写不符的。
(6)报销手续不齐全的。
(7)出租车连号发票。
(8)假发票等其他不符合财务报销规定的。

6、 办公用品、材料、图书资料等如何报销?

答:办公用品、材料、图书的报销,发票开具时应该据实填写品名、单价、数量。发票仅填开大类名称的,如“办公用品”“材料”“图书”等,应附对方单位加盖印章的物品明细清单。通过京东商城、亚马逊、当当网等网上商务平台购买的,发票须开具明细或提供商品送货单。

7、 汽油费报销时填写的车辆行驶登记表中其他费用包括哪些?

答:这里的其他费用主要指车辆行驶过程中发生的过路过桥费、停车费等,原则上过路过桥费和停车费应在报销汽油费时一并报销,不得单独报销。

8、 发生的租车费及网上约车服务费该如何报销?

答:报销汽车租赁公司或旅行社的租车费用时原则上须提供租赁合同(协议),若有特殊情况,须提供有关租车事由、使用地点的特殊事项说明,经项目负责人审批签字后报销。网上约车服务费凭相应的发票和网上详细订单及行程证明信息报销。

9、 登机牌遗失了如何处理?

答:登机牌不慎遗失的,可以提供机票验真结果或其他行程证明材料;确无法提供证明的,须填写特殊事项审批表,由本人承诺行程的真实性,由负责人审批后报销。

10、定额通讯费发票可以报销吗?

答:定额通讯费票据作为预存款性质票据不予报销,通讯费的报销应凭通讯运营商开具的实际消费发票报销且重复打印无效。电话费和网络通讯费滞纳金不予报销,个人家庭用固定电话费不予报销。

11、出入境国际旅费及其他涉外业务如何报销?

答:出入境国际旅费应先到国际合作交流处办理相关手续,报销时提供国际机票、行程单、登机牌、出国(境)批件、审批表或备案表、汇率单等,以及在国际合作交流处办理的《外汇开支核算表》,由国际合作交流处核定其报销和补贴标准。在国外开支取得的原始凭证均需注明用途、币种、金额等;非出入境涉外业务(如国际会议注册费、版面费等)仍需到国际合作交流处审核。

12、以外币支付的费用如何报销,汇率如何计算?

答:外币支付通过银行换汇或信用卡支付,银行换汇水单或信用卡对账单上标明了支付汇率的,按照实际结算汇率计算。未标明实际结汇汇率的,一般以报销当日中国银行网站上发布的现汇、现钞卖出价来计算。

13、单笔5万元(含)以上的购货、出版、接受服务等报销时提供的合同有什么要求?

答:报销时须附合同原件,如确因涉密等原因不能提供合同的,须注明合同密级、合同号。

14、科研经费中发生的外协业务如何审批?

答:科研经费中发生的10000-50000(含10000)元的同一批次加工、测试、外协等,合同签订和验收均需项目负责人、相关学院主管科研领导审批;同一批次50000元(含)以上的加工、测试等,合同的签订和验收需由项目负责人申请,相关学院与科研院共同审定。

15、仪器设备、大宗物资采购的报销业务需要提供办理哪些手续?

答:仪器设备、大宗物资等先通过国有资产管理与试验管理处网站办理申购手续,达到入库金额的先到国资处设备科办理入库手续,报销时提供《电子科技大学低值品验收单》或《电子科技大学仪器设备验收单》;购买办公家具需到后勤管理处房产科办理入库手续,报销时提供《电子科技大学入库单》。

16、哪些业务需要办理招标手续?

答:购设备、元器件、材料,购办公家具、图书、教材,基建、维修改造(含装修)工程类等业务金额达到5万元(含)以上的需要通过学校招标工作小组办理招标手续。

17、 工程款如何报销?

答:工程款报销需提供工程决算表,工程价款在5万元(含)以上的需签订合同,工程款达3万元(含)以上的需要到审计处办理审计手续,报销时提供审计报告;因工程业务发生的审计费应与相应的工程款项一并报销。

18、版面费、出版费如何报销?

答:版面费报销请提供录用通知,出版费报销请附出版合同,录用通知或出版单位与发票开具单位应一致。网上注册无法获取录用通知原件的,打印件应注明“情况属实”并经报销人和负责人签名后,代替通知原件入账。教师及学生在国内主办的国际会议上发表论文的,论文版面费须提供填开人民币金额的国内发票。

19、承办会议费用报销需要提供哪些资料?

答:承办会议费用报销时须提供会议通知、会议议程(有明确开会时间、地点、人数、会议内容)、会议签到表、会议开支预决算等。科研经费报销各类会议费(含评审、咨询、鉴定会等),需事前向科研院提交预算报告,审核同意后按预算执行,凭报告报销。其他经费报销会议费,会议开支预决算表应经职能部门或单位审批后报销。

20、 哪些人员的劳务费报销需要办理核税手续?

答:除在职人员劳务费报销不需要核税外,其他人员劳务费报销前均需要到计划财务处学生事务及基金管理科办理核税手续。

21、负责人借款谁来签字审批?

答:网上预约借款,如经费负责人本人借款,由负责人本人预约,打印完成后由学院主管领导在负责人处签字,经费负责人在经办人处签字。如非经费负责人借款,则需借款经办人网上预约借款,打印完成后由经费负责人和借款经办人签字。

22、借款冲账后仍有余款需办理还款的业务该怎么处理?

答:借款时使用的是零余额资金的,需要经办人自行到建设银行新鸿支行办理还款业务,并凭银行回单到计划财务处查询还款是否到账,取得到款入账凭证后办理冲账;借款时使用的是非零余额资金的,可在预约交件后到计划财务处现场办理现金还款或刷卡还款,刷卡还款目前仅支持中国建设银行借记卡。

23、 科研劳务费发放的流程是怎样的?

答:科研劳务费需通过个人银行卡发放,以零现金方式支付。发放前需在计划财务处网站下载填写科研劳务费发放表,并完成核税手续,每月25日前的每周四到计划财务处科研劳务柜台现场办理。办理时须携带经费本、科研劳务费发放表纸质版、电子版各一份。学校于每月末集中批量发放,目前发放支持中国银行银行卡和中国建设银行银行卡。

24、借款核销期限有何规定?

答:根据《电子科技大学借款管理规定》文件规定对核销时限有如下要求:
(1)国内出差、出国费借款,应在差旅结束后的三个月内及时办理核销。
(2)进口采购业务借款,核销时间一般不得超过借款之日起六个月。
(3)科研外协费借款,核销时间一般不得超过借款之日起六个月。
(4)维修、改造工程类借款,一般在完工验收合格交付使用三个月内,凭工程财务决算和发票核销,达到工程审计要求的还应提供审计报告,并在审计报告出具后三个月内办理核销手续。
(5)其他借款,原则上在借款之日起三个月内办理核销。

25、借款不能按时核销怎么办?

答:不能按规定期限及时归还核销借款的,借款人需提交借款延期核销申请并经单位或项目负责人审批同意后报计划财务处备案,除科研协作费等因项目未完成原因可以延期到项目结题日外,其他借款事项原则上最长延期时间为六个月。教职工校内调动、调离学校、退休前,必须先到计划财务处核销所经办的借款,短期内无法核销的,必须按规定完成借款移交,否则不能办理后续人事关系变动手
续。

26、怎样填写报销单,报销单可以涂改吗?

答:我校财务报销单使用的网上预约报销(借款)确认单,需按要求用蓝黑钢笔或签字笔认真填写,不能用圆珠笔填写。报销单填写打印完毕后由项目负责人和经办人签字。报销单不可以随意涂改,如果实际报销金额小于填写的金额,可以另写实报金额,更改处需由经办人签字确认。

27、网上预约报销的卡号和银行转账信息如何填写和维护?

答:网上预约转款信息由个人维护,提交预约单时请仔细核对户名、账号和开户行信息。若转款信息有误发生退款的,请在网上预约报账系统中“常用转卡信息”和“对公账号维护”栏下更改转账信息,以避免再次转账失败。

28、报销单投送流程和退单反馈流程是怎样的?

答:在计划财务处网站进行预约报销、粘贴附件并完成签字等相关手续后,可按投递服务时间将预约报销单投递校内三个投递服务点:沙河校区主楼中127房间、清水河校区主楼财务大厅B3-304房间、清水河校区科研楼B区服务点。
投递时现场初审不合格预约资料当场退回,初审通过的直接进入报销制单环节,若复审发现预约资料其他问题的财务人员将通过短信或电话联系经办人处理。请老师预约时准确填写联系方式,以便能够及时收到通知。同时,老师可通过网上预约报账的物流系统查询预约单的实时完成进度。

29、合同款报销时涉及质保金的该如何处理?

答:各项经济业务合同涉及质保金的,网上进行预约报销交件后按扣除质保金后的余额转款给对方单位,并现场开具质保金单据。使用零余额资金报销时,需对方单位将质保金按要求转到学校指定账户。质保期到且没有出现质量问题需退还质保金的,提供经审批同意的质保金单据到计划财务处财务大厅现场办理退质保金业务。

30、 项目负责人出差或出国期间可以委托他人签字吗?

答:所有报销单均需项目负责人本人签字,若项目负责人出差或出国需委托他人签字或使用个人印章代替的,须到计划财务处办理授权签字或个人印章备案手续。《授权签名表》及《印章备案表》见计划财务处主页常用表格下载。由授权签名和印章使用带来的风险和责任由项目负责人自行承担。