《学校财务报销季度综合报告(部分)》 (2020年2季度)

发布:2021-04-13 16:37      点击:


2020年第2季度,随着全国抗疫取得阶段性胜利和复工复产稳步推进,学校财务报销工作也在逐渐步入正常节奏。根据统一要求,结合自身业务特点,会计核算中心采取多种措施不断推进财务工作顺利开展:编制疫情期间财务服务指南,宣传引导师生使用自助收单机,上半年共收取并审核报销单近6万份,确保了疫情期间报销服务不打折,有力支持了疫情期间学校各项工作;修订会计核算手册,进一步规范统一财务人员业务标准;实施借款核销工作,重点对全校借款进行常态化管理,严格执行有关制度;加强会计凭证影像化管理,对会计凭证影像化过程中影响工作效率的问题统一归纳,协同技术科室进行硬件改进;结合学校票据管理办法,梳理票据管理中出现的核销问题并与收入岗协商,重新拟定纸质票据以及电子票据的核销流程。

针对日常报销业务,第2季度我们进一步推进“自助收退单机”收退报销单,实现无接触式收退报销凭证;财务人员每天定时收取和退回自助收退单机的报销单并进行消毒处理,有效保障报账师生及财务人员的健康安全;在疫情较之第1季度得到有效防控的前提下,我们在第2季度逐步恢复两个校区每天的预约单量并增加财务人员每天的取单次数,确保在自助收退单的情况下仍为全校师生提供高效优质的财务服务;对疫情期间特殊财务问题进行了政策统一,如调整疫情防控期间部分涉外财务报销规定,优化报销服务;加快信用系统建设,进一步规范信用评价体系指标和评价流程,争取尽快推进信用制度有效执行。

全校退单情况

(一)  退单总体情况

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                    图1:全校退单情况统计

如图1所示,今年第2季度全校提交的预约单数相比第1季度刚开始实施“自助收退单机”时出现大幅上升。第2季度全校提交预约单数为36455份,约为第1季度全校提交预约单数(12089份)的3倍。第2季度退单数为7162份,退单率为19.63%,较第1季度退单率10.70%环比增长83.46%。退单率呈现大幅增长主要是第2季度出现一些新的退单情况,如报销停工停产期间差旅费领取补助不合理,此外由于实行“自助收退单机”无接触式收退报销单,相比以前缺少了前期收单审核环节进而出现较多退单。第2季度退单涉及的经费负责人为1106人,较之第1季度411人环比增长了169.09%;退单人数占总人数的比例为52.61%,较之第1季度31.52%环比增长了66.90%。退单涉及的经费负责人人数及比例的增长主要是由于第2季度全校提交的预约单数激增,因此报销业务涉及到更多的经费负责人。

(二)退单原因

 

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图2:退单原因

按照退单次数排名,今年第2季度累计排名前10类型的退单数占总退单数的比例为83.00%。累计排名前3的退单类型为:报销附件不齐,签字不合规, 费用报销不合规。这三类退单类型在第1季度的退单类型排名中也稳居前三。第2季度累计排名前三的退单类型分析如下:

1.报销附件不齐的主要原因为:

①报销外协费,金额5万以上的需提供外协合同审批表、外协合同验收表及合同原件;

②报销出租车费需提供行程单;

③报销因公出国(境)费或外专来华费时若涉及报销国际段机票的,需提供国际段机票登机牌;

④报销专利费需提供专利受理通知书;

⑤报销版面费需提供录用通知;

⑥报销业务工作餐需提供业务工作餐报销清单,清单需注明就餐人员信息,由项目负责人签字审批并加盖部门公章;

⑦报销外拨经费需提供课题任务书或我校与合作单位签订的合同及外拨经费审批表,其中外拨经费审批表需科研院签字审核;

⑧报销票据中存在代订住宿费发票需提供能看出住宿日期地点信息的订单;

⑨活动费中若存在发放奖品的情况需提供奖品签收单及活动参与人员名单,且奖品签收人员人数不得超过总人数的三分之一;

⑩参加会议产生会议注册费的需提供会议通知;

11报销其他交通费需提供车辆行驶登记表,并写明行程;

12外文票据需提供带有“invoice”或“receipt”字样的规范外文发票,且发票需经办人签字并备注币种及用途。

2.签字不合规的主要原因为:

①差旅费报销中,项目负责人出差需单位负责人签字;

②项目负责人借款需单位负责人签字;

③因公出国(境)费用、外专来访费中开支核算表需项目负责人签字;

④特殊事项审批表需经办人和项目负责人签字;

⑤外文发票需备注币种及用途并签字;

⑥报销单中项目负责人、经办人1、经办人2三者签字不能为同一人。

3.费用报销不合规的主要原因为:

①疫情期间停工停产,报销疫情期间差旅费应核实实际项目相关的出差天数合理领取补助;

②预存性质的加油费不能报销;

③各类滞纳金、押金、违约金不能报销;

④若出租车费中存在去机场、火车站的行程,相关行程应在差旅费中报销;

⑤连号出租车票不能报销;

⑥属于个人消费性质的费用不能报销。

此外电子发票未认证,票据黏贴不规范,差旅费报销不合规,收款方与开票方不一致等四类退单类型也在第2季度退单类型排行榜中处于较高位置且累计发生次数超过110次。其中发票黏贴不规范的主要原因为:学校从2020年1月1日起实施会计凭证影像化,为了便于扫描和归档,须将原始凭证平铺粘贴在“电子科技大学原始凭证粘贴单”或A4纸上,不可重叠、遮盖。在第2季度的收单及制单工作中,我们发现仍然存在不少票据黏贴不符合新规定的现象导致退单,严重影响了报销效率。差旅费报销不合规的主要原因为:①出差期间未产生住宿费的需提供无住宿费情况说明;②在外地产生的餐费需与差旅费打包报销;③其他交通费与交通补贴只能二选一,不能在报销其他交通费的情况下重复领取交通补贴。收款方与开票方不一致的主要原因为:①使用淘宝平台购买材料等商品,收款方为个人且与开票单位不一致,这种情况需提供相关订单或收款个人与开票单位的客观关系证明。

第2季度全校退单类型排行榜与第1季度相比,排名前10的退单类型基本保持一致,说明排行榜反应的退单情况在日常财务报销中经常发生并一直占很大比例,希望老师们对以上常见退单类型能引起高度重视。

(二)  退单率排行榜-单位及负责人篇


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                     图3:退单率排行榜

今年第2季度退单率总体排名较高的单位及负责人排名如图3所示。第1季度退单率最高的5位负责人均不在第2季度退单率排行榜前5名中,说明相关负责人已在第2季度规范报销手续降低了退单率。希望各单位财务报销人员能减少退单次数,不断提升财务报销工作效率。

一、     财务工作情况(会计核算中心)

(一)制单总体情况

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                     图4:制单总体情况

第2季度会计核算中心的财务报销制单总数为28965份,人均制单数为2577份,按第2季度制单工作日总数62天计算,人均日制单数为42份。第2季度人均制单数较少的原因为:①4月疫情依然严峻,4月上旬计财处仍实行轮班制度,到校交单的老师也较少,因此4月单量较少拉低了第2季度制单量。②整个第2季度仍然实行自助收退单,报销单缺少收单审核环节导致退单率很高,而系统统计的制单量为报销成功完成支付的业务量并不包括退单工作量,故而人均制度数据较低。加上每个月的退单量,第2季度各月人均日制单数依次为:4月34份,5月41份,6月64份;第1季度报销单复核总数为28753份,人均复核总数为5123份,按第2季度复核工作日总数62天计算,人均日复核数为82份。与第1季度数据(制单总数9854份,复核总数9926份)相比,第2季度制单总数环比增长193.94%,第2季度复核总数环比增长189.67%。疫情环境下,在保证师生安全的前提下财务工作仍然有条不紊地开展并且逐步恢复至疫情前的业务量。

(二)报销效率分析

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                     5:报销效率

如图5所示,第2季度财务报销分单每单平均时长为1.20分钟,分单时间较之第1季度明显缩短;每份报销单结单平均处理时长为1.71天。今年第2季度平均制单时长较之第1季度有轻微上涨,主要是由于第2季度报销单退单情况多,此外老师们在第1季度因疫情未提交的报销单在第2季度集中报销,同种类型的费用集中预约在一个报销单导致第2季度出现很多较厚的报销单从而增加了制单时长。(注:1.分单是指从会计核算中心财务系统接收预约报销单到预约报销单被分配的过程;2.结单是指从每个预约报销单被分配开始到完成支付的过程;3.制单是指从每个预约报销单被分配到复核完成的过程)

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                     图6 制单平均时长排行榜

图6为制单老师的平均制单时长排行榜,其中会计核算中心杨蒙蒙老师以19.37小时的平均制单时长成为2020年第2季度制单效率第一名。

 

计划财务处一贯秉持“保持财务报销高效运行、不断提升工作质量,为全校师生提供满意报销服务”的信念。希望老师们与计财处携手并进、互信前行,共同提高学校财务管理水平!